Wel of geen kerstkaart sturen, dat is de vraag. Sinds 1991 worstel ik elk jaar met deze vraag, niet persoonlijk maar professioneel. Mijn familie stuurt kerstkaarten naar familieleden, vrienden en een paar kennissen. Dat is geen probleem – het is een goede manier om nieuws te delen, de beste wensen over te brengen en in het algemeen in contact te blijven.

Dus wat is het probleem professioneel? Zijn dezelfde voordelen niet beschikbaar voor een non-profitorganisatie wanneer ze kerstkaarten, of meer in het algemeen, elke soort kerstkaart naar haar kiezers stuurt? Het hangt er van af.

Als non-profitorganisaties gepersonaliseerde kaarten sturen, dan denk ik dat ze een positief investeringsrendement genereren. Met andere woorden, als non-profitorganisaties, hoeveel kaarten ze ook verkiezen te verzenden, wat geïndividualiseerd nieuws, notitie, naam invoegen, dan lijkt het mij dat de kaart de moeite waard is. Zonder deze personalisatie ben ik niet zo zeker.

Massaal verzonden kaarten
Toen ik 17 jaar lang universiteitsvoorzitter was, kwamen mijn naam en titel op de VIP-lijsten van talloze organisaties. In de volksmond was ik ‘iemand’. Omdat ik blijkbaar waardig werd geacht, of in ieder geval mijn functie belangrijk vond, kreeg mijn kantoor tientallen kaarten: Kerstmis maar uiteindelijk ook Thanksgiving en soms verjaardagskaarten.

Wat ik fascinerend vond, was dat vrijwel al deze kaarten door de computer waren gegenereerd. Mijn naam was nergens anders te vinden dan op het etiket van de envelop. Binnenin was geen bericht te vinden dat relevant was voor mijn relatie met de organisatie. Geen nieuws dat op enigerlei wijze verband hield met wie ik was of zelfs wat de universiteit was tegenover de non-profitorganisatie die de kaart stuurde. Geen echte handtekening van de voorzitter van de non-profitorganisatie, zelfs niet vaak toen ik de collega-manager van de non-profitorganisatie persoonlijk kende. Niks.

Dit gebeurde zelfs met verjaardagskaarten. Ik zou in de week van mijn verjaardag kaarten ontvangen van non-profitorganisaties, maar de kaart bevatte geen geschreven bericht en geen naam. Verbazingwekkend. Probeer dit eens met je partner: geef hem of haar een verjaardags- of jubileumkaart zonder een bericht of je naam. Niet goed.

Nog interessanter voor mij, sinds ik het universiteitsvoorzitterschap heb verlaten, ontvang ik geen kaarten meer van de meeste van die non-profitorganisaties. Dat geldt voor organisaties waarmee ik persoonlijk een hechte band had en dat geldt voor organisaties waar ik het leiderschap nog ken.

De boodschap die ik hieruit haal, is dat ik er nu niet veel toe doe en dat ik er alleen “toen” toe deed omdat ik in een positie zat die door non-profitorganisaties als invloedrijk en mogelijk nuttig voor hen werd beschouwd. Maar zelfs toen, om mezelf te herhalen, deed het me blijkbaar niet zoveel omdat ik een kaart ontving die eenvoudigweg door een tickler-bestand was gegenereerd.

Ik weet dat sommige non-profitorganisaties en hun leidinggevenden trots zijn op hoe lang of groot hun lijst met kerstkaarten is geworden. Ik heb presidenten een getal horen afkondigen alsof het een teken van grootse prestatie is. Weet je, mijn Rolodex is groter dan jouw Rolodex. Of in meer eigentijdse termen, mijn mailinglijst is groter dan je mailinglijst.

Maar maakt dit uit? Betekent het iets? Versterken al deze onpersoonlijke kaarten eigenlijk de missie en visie van de non-profitorganisatie? Worden kiezers overweldigd door blijdschap als ze zo’n kaart ontvangen? Is de gewoonte om niet-gepersonaliseerde kaarten naar scores of honderden of zelfs duizenden te sturen een effectief hulpmiddel voor vooruitgang? Ik denk het niet.

Gepersonaliseerde Kaarten
Toen ik moest beslissen of ik het zwaarbevochten geld van de universiteit zou besteden, vroeg ik mezelf af: “Is het het waard?” Ik beschouw nu nog steeds elk jaar dezelfde vraag in een andere leidinggevende rol bij een non-profitorganisatie. Waarom moet ik of hoeveel moet ik uitgeven van het geld van de non-profitorganisatie om een ​​kaart te sturen? Het hangt er van af.

Ik raad non-profitorganisaties niet aan geen kerstkaarten te sturen. Ik ben ook niet per se tegen een lange lijst. Wat ik suggereer is dat het verzenden van kaarten op een onpersoonlijke manier niet zo’n positief effect zal hebben als het verzenden van gepersonaliseerde kaarten. Dus als ik verantwoordelijk ben voor de beslissing om de fondsen van een non-profitorganisatie te besteden – middelen die zouden kunnen gaan naar operaties of programma’s die de missie vervullen – dan wil ik een methode gebruiken die een zo groot mogelijke impact en uiteindelijk zo effectief mogelijk heeft. Voor mij zijn dat gepersonaliseerde kaarten.

Elke Thanksgiving breng ik enkele uren door voor voetbalwedstrijden om kerstkaarten te tekenen. Ik kies meestal voor een pen met blauwe, maar echt alles behalve zwarte inkt. Dit zorgt ervoor dat mijn naam en bericht opvallen tegen het typische zwarte lettertype van het gedrukte bericht van de kaart.

Het duurt langer, maar ik schrijf graag de naam van de persoon, of het nu Fred of Fred en Mary of meneer en mevrouw Smith is, afhankelijk van hoe goed ik ze ken. Volg dat met een zin over het werk van de non-profitorganisatie, bijvoorbeeld: “Het is een uitdagend maar vruchtbaar jaar geweest” of “Bedankt dat je ons helpt levens te raken” of “Aan het einde van het jaar zijn we verheugd om het nieuwe programma te lanceren.. .” Volg dit dan met een soort kerst- of vakantieseizoenbegroeting: “Zegeningen voor jou en de jouwen in dit seizoen” of “Prettige kerstdagen en een gelukkig nieuwjaar” of “Beste wensen in deze geweldige tijd van het jaar.” Als laatste onderteken ik mijn voornaam.

Ik garandeer je dat deze methode de aandacht zal trekken van de kiezer die de kaart ontvangt. Waarom? Omdat ik reageer op gepersonaliseerde kaarten, zodat ik weet dat anderen dat ook doen, en omdat mensen die deze kaarten hebben gekregen later waardering voor ze hebben uitgesproken. En een gepersonaliseerde kaart valt op in de stapel op de eettafel of op het bureau, omdat het de enige is met een handgeschreven persoonlijke aanhef.

Nu zeg je: “Ik heb hier geen tijd voor.” Waarop ik zeg: “Je hebt geen tijd om dit niet te doen.” Of als je echt onder de indruk bent, knip dan je kerstkaartenlijst terug. Stuur niet meer dan je tijd en bereidheid hebt om te personaliseren. Hoe veel dit ook is, de mensen die ze ontvangen, zullen zich speciaal en gewaardeerd voelen, en dat is wat een non-profitorganisatie hoopt dat haar kiezers voelen.

E-kaarten
Het fenomeen e-card is nog relatief nieuw. Sommige non-profitorganisaties gebruiken deze methode om vakantiegroeten naar hun kiezers te sturen – het is goedkoop en onmiddellijk. Maar dezelfde regel is van toepassing. Gepersonaliseerde e-cards leveren een hogere ROI op dan niet-gepersonaliseerde e-cards.

En hoewel ik niet anti-tech ben, zou ik nog steeds beweren dat een handgeschreven notitie die via snail mail wordt verzonden, een grotere positieve reactie oplevert dan iets dat per e-mail wordt verzonden en gemakkelijk kan worden verwijderd. Dit kan een ouderwetse houding of beoordeling zijn, maar het nu door de winkel gedragen adagium ‘High Tech, High Touch’ is nog steeds van toepassing. Mensen genieten en herinneren zich dat ze ‘aangeraakt’ werden.

Aangepaste massa- of e-mailkaarten
Na dit alles zou je kunnen zeggen: “Als ik mijn lijst herleid tot een handvol die ik persoonlijk maak, zal onze non-profitorganisatie een belangrijke kans missen om nieuws te delen en onze kiezers te betrekken.” Oke, misschien.

Als een non-profitorganisatie concludeert dat ze scores of honderden of geselecteerde duizenden kerstkaarten moet sturen, raad ik je toch ten zeerste aan deze kaarten op een herkenbare manier aan te passen. Haal ze niet zomaar op bij de drukker en deponeer ze in de brievenbus. Koop niet zomaar een e-card en stuur deze door naar een uitgebreide database. Aanpassen.

Pas aan is verschillend van personaliseer. Personaliseren betekent dat de naam van de ontvanger op de kaart staat en dat de non-profitmanager de kaart heeft ondertekend met een persoonlijke boodschap, zelfs als deze op een e-card staat. Aanpassen betekent dat de non-profitorganisatie inhoud heeft toegevoegd die de kaart op de een of andere manier identificeert als de kaart van de non-profitorganisatie, geen aandelenaankoop of zelfs een speciaal ontwerp dat geen non-profitnieuws of naam bevat.

De aangepaste kaart moet actuele informatie, een dankbetuiging en iemands naam en titel bevatten, zelfs als deze niet persoonlijk is ondertekend. Stuur geen kaarten van “The Staff” of, erger nog, geen enkele bron van herkomst, behalve het retouradres op de envelop, of een instellingsnaam zoals “The University” of “XYZ Ministries”. Zet de naam van een persoon, misschien de voorzitter van de raad, president of vice-president voor vooruitgang, op de kaart. Bijna elke naam is beter dan geen naam.

Conclusie
Non-profitorganisaties besteden elk jaar duizenden dollars aan het verzenden van kerstkaarten naar kiezers. Maar deze praktijk, vooral lange lijsten, kan meer culturele traditie zijn dan een goede ontwikkelingsmethodologie.

De vraag om wel of niet een kerstkaart te sturen moet worden beantwoord op basis van de gepercipieerde missieverhogende effectiviteit. Aangezien de beste vooruitgang over relaties gaat, lijkt het logisch om te concluderen dat de beste kerstkaarten de persoonlijke banden met de non-profitorganisatie versterken. Relaties bouwen we op door in ieder geval een mailing op maat te maken, maar beter nog, te personaliseren.

Onderteken non-profit kerstkaarten met nieuws, notities en namen.

Bron: Rex Rogers