Potentiële reizigers kunnen al heel lang online hun basisvlucht- en hotelreserveringen zoeken, vinden en maken. Pas sinds kort is het voor dezelfde reizigers mogelijk om hun bestemmingsproducten, zoals sightseeingtours en attractietickets, ook online te boeken. Ondanks deze trend is er echter nog steeds geen primair distributiesysteem; wat betekent dat de meeste reizigers veel verschillende individuele websites moeten bezoeken om hun bestemmingsproducten te kopen.
Voor een touroperator is een van de belangrijkste doelen het verkopen van stoelen. De uitdaging is hoe je meer stoelen kunt verkopen en welke systemen je moet gebruiken om die verkopen te beheren. Er zijn verschillende uitdagingen waarmee individuele touroperators worden geconfronteerd wanneer ze ervoor kiezen hun producten via hun website of via een boekingsportal te verkopen. De eerste uitdaging is om te beslissen wat voor soort oplossing te gebruiken. Er zijn hoofdzakelijk twee soorten online boekingssystemen beschikbaar. De ene is stand-alone, wat betekent dat deze rechtstreeks op een website wordt geïnstalleerd, de andere wordt gehost, wat betekent dat deze wordt geïnstalleerd en beheerd door een ander bedrijf. Over het algemeen vereisen zelfstandige boekingssystemen een licentievergoeding vooraf en vereisen dat de touroperator toegang heeft tot een hostingfaciliteit, IT-expertise en de mogelijkheid om de software te installeren en te beheren.
Het belangrijkste voordeel van een op zichzelf staande oplossing is dat de touroperator volledige controle heeft over zijn systeem en het kan aanpassen aan zijn specifieke behoeften. Het grootste nadeel van een stand-a-lone systeem is dat de producten van de touroperator alleen verkrijgbaar zijn via hun website en niet openlijk verspreid kunnen worden. Stand-alone systemen kunnen ook erg duur zijn en vereisen zowel software als gespecialiseerde hardware. Gehoste oplossingen worden soms “software as a service”-oplossingen genoemd en worden maandelijks gehuurd. Omdat gehoste oplossingen door veel gebruikers worden gedeeld, zijn ze over het algemeen goedkoper, hoewel niet altijd, en ondersteunen ze geen aanpassingen. Hoewel sommige oplossingen de distributie van producten via een merkportaalwebsite ondersteunen, maken maar weinig oplossingen de open distributie van bestemmingsproducten via een soort wereldwijd distributiesysteem mogelijk.
De tweede grote uitdaging voor touroperators is om te beslissen of ze een systeem willen gebruiken dat een vast bedrag of een commissie in rekening brengt. Dit kan een moeilijkere uitdaging zijn om te overwinnen, omdat zowel gehoste als stand-alone systemen zowel vaste vergoedingen als commissies in rekening brengen. Dus zodra de touroperator een technologie heeft gekozen, moet hij beslissen of de kosten van het systeem passend zijn. Het voordeel van een op commissie gebaseerd systeem is dat er over het algemeen weinig kosten zijn voor de touroperator totdat een verkoop is gedaan en dan betaalt de touroperator gemiddeld ongeveer vijf procent commissie op de verkoop van hun producten via het systeem. In sommige gevallen kan de commissie zo laag zijn als één procent of zo hoog als vijfentwintig procent. Dit lijkt misschien aantrekkelijk omdat er geen aanloop- of doorlopende kosten zijn, maar de kosten van een op commissie gebaseerd systeem kunnen snel oplopen. Flatfee-systemen zijn moeilijker te vinden omdat ze om de een of andere reden niet de norm zijn voor de reisindustrie. Flatfee-systemen rekenen een vast maandelijks bedrag en een vast boekingstarief, doorgaans tussen de vijfentwintig cent en één dollar per boeking. In vergelijking met een op commissie gebaseerd systeem, zou je kunnen zien waarom het systeem met vaste vergoedingen zo aantrekkelijk is. Een touroperator die tien boekingen per week verkoopt met een winkelwaarde van $ 350 per boeking met een commissiesysteem dat 10% in rekening brengt, zou de touroperator $ 1.400 per maand kosten, vergeleken met een forfaitair systeem dat veertig dollar per maand en vijfenzeventig cent in rekening brengt per boeking.
De derde en misschien wel belangrijkste uitdaging is hoe producten via meerdere online en offline verkoopkanalen kunnen worden gedistribueerd terwijl de voorraad wordt beheerd. Deze uitdaging is verrassend genoeg niet zo moeilijk te overwinnen, vooral omdat er zo weinig keuzes zijn voor tourdistributiesystemen. De grote GDS’en ondersteunen momenteel geen bestemmingsproducten en zijn bijna uitsluitend gericht op de distributie van grote luchtvaartmaatschappijen, hotels en cruises. Er zijn andere op consumenten gebaseerde websites voor reisproducten die producten verkopen namens touroperators, maar in bijna alle gevallen zijn deze reisboekingswebsites gewoon reisbureaus die een hoge commissie vragen of exclusieve nettoprijzen vereisen. De beste optie voor de touroperator is om een systeem te vinden waarmee ze hun inventaris kunnen beheren, hun verkoopproces stroomlijnen, hen de mogelijkheid biedt om via hun eigen website te verkopen en een onderliggend distributienetwerk biedt waarmee ze hun producten kunnen doorverkopen via zowel online als offline verkoopkanalen.
Samenvattend, er is een immens aantal touroperators die nog niet de sprong hebben gemaakt naar op software gebaseerde oplossingen voor voorraad-, verkoop- en klantenbeheer. Hoewel het aantal oplossingen dat in sommige of al deze vereisten voorziet groeit, hebben ze allemaal hun eigen sterke en zwakke punten. De beste en meest flexibele oplossing zou zich presenteren als een gehoste oplossing met een geïntegreerd distributiesysteem. Met de oplossing zouden touroperators hun inventaris, boekingen en klantinformatie kunnen beheren en veel rapportage kunnen bieden. Idealiter zou het een forfaitair systeem zijn dat een maandelijks bedrag in rekening brengt op basis van het boekingsvolume van de exploitant in plaats van een commissie in rekening te brengen.
Het systeem zou de exploitant echter nog steeds in staat stellen commissies in te stellen op producten die worden verkocht via externe wederverkopers, zodat zij hun verkopers op passende wijze kunnen compenseren. Het zou een geïntegreerd boekingssysteem voor consumenten hebben dat de touroperator opties zou geven om het uiterlijk van hun website aan te passen. Ten slotte zou het systeem ook een open applicatie-interface hebben waarmee meer technologisch onderlegde operators hun boekingservaring voor consumenten volledig kunnen aanpassen en producten op unieke en interessante manieren kunnen integreren.