Voor ondernemers kan een zakenreis een waardevol hulpmiddel en belastingaftrek zijn. Meestal krijgt de bedrijfseigenaar echter belastingtijd en ontdekt hij dat er een grote belasting verschuldigd is.
Dan beginnen de wielen te draaien. “Welke andere inhoudingen heb ik gemist? Oh ja, de familievakantie!” Gedachten gaan naar de familievakantie en hoe deze mogelijk kan worden opgevat als een zakenreis. De waarheid is dat tenzij u daadwerkelijk zaken heeft gedaan, achteraf te laat is.
Het is mogelijk om een zakenreis en een gezinsvakantie te combineren, maar er zijn dingen die u goed moet doen om het legaal te maken. Elke zomer zijn er seminars en werkgerelateerde uitstapjes en het is prima om je gezin mee te nemen. Houd er rekening mee dat alleen het zakelijke deel van uw reis fiscaal aftrekbaar is.
Als u met uw auto rijdt, kost het geen benzine meer om de echtgenoot en kinderen mee te nemen, dus al het gas is aftrekbaar. Maar als u stopt om te eten, kunnen alleen de personen die betrokken zijn bij het zakelijke deel van de reis de maaltijd aftrekken.
Als u met z’n allen in één hotelkamer verblijft, mag de kamer niet meer kosten dan als u alleen blijft, is de hele kamer aftrekbaar. Als het meer kost voor meer personen op de kamer, dan is de extra niet fiscaal aftrekbaar.
Pretparken zijn over het algemeen niet fiscaal aftrekbaar, tenzij u een bedrijf heeft dat verband houdt met pretparken. Inhoudingen moeten eerlijk zijn en betrekking hebben op uw bedrijfsterrein.
Hier zijn enkele dingen die u moet doen bij het plannen en maken van een zakenreis.
1. Plan vooruit. Maak een plan van waar je heen gaat en welke zaken je gaat doen. Er zijn veel bronnen (vooral op internet) die u informatie kunnen geven over de bedrijven en evenementen in het gebied waar u heen wilt.
2. Zakelijk doel. Zorg voor een specifiek doel voor de reis. Het kan zaken omvatten als het bezoeken van andere bedrijven zoals het uwe om te zien hoe ze werken, contacten leggen met klanten of leveranciers, zoeken naar mogelijkheden voor uitbreiding, enz.
3. Bewaar bonnetjes. De sleutel tot het nemen van inhoudingen is dat u kunt bewijzen dat u kosten heeft gemaakt. Ontvangsten omvatten de daadwerkelijke kassabon, cheques, creditcardafschriften en bankafschriften.
4. Roep gezinsleden op. Afhankelijk van het soort bedrijf waarbij u betrokken bent, zijn er momenten waarop uw familie kan helpen bij het verzamelen van informatie en een ander perspectief kan geven op de informatie die u verzamelt en de plaatsen die u onderzoekt.
Als je gezinsleden om hulp vraagt, laat ze dan aan het eind van de reis een verslag schrijven waarin ze hun mening en perspectieven uiteenzetten. Zorg ervoor dat ze het verbinden met het doel van de reis.
5. Log in waar je heen gaat. Houd een overzicht bij van de plaatsen die u bezoekt die zakelijk gerelateerd zijn. Een notitieboekje of dagplanner kan werken. Ook een envelop met het logboek aan de voorkant en bonnetjes en informatie van de plaatsen waar je naar binnen gaat is handig.
6. Log in met wie je praat. Houd bij wie je ontmoet en wat je bespreekt. Ook hier kan een notitieboekje, dagplanner of envelop handig zijn.
7. Log in wat je onderzoekt. Houd een register bij van de informatie die u verzamelt.
8. Visitekaartjes. Bewaar een visitekaartje van de mensen die u ontmoet en de bedrijven die u bezoekt die zakelijk te maken hebben.
9. Bewaar kaartjes. Houd de stubs van evenementen zoals seminars en beurzen. Merk op wat je van de gebeurtenissen hebt geleerd.
10. Vat samen. Schrijf aan het einde van de reis een samenvatting van wat je hebt bereikt en de conclusies die je hebt getrokken.
De Belastingdienst kijkt goed naar zakenreizen. Hun doelen en geldigheid kunnen worden opgerekt. Door vooruit te plannen en een goede administratie bij te houden, kunnen uw legitieme uitgaven comfortabel en binnen de IRS-codes en -regels worden afgetrokken.