Categorieën
blog

Hoe helpt Expense Management Software om reiskosten onder controle te houden?

Deze software helpt bij het beheer van alle personeelskosten, zoals het afsluiten van zakelijke maaltijden om een ​​klant mee uit eten te nemen, of het nemen van een vroege vlucht om naar het werk te gaan. Met zoveel bedrijven die werknemers dagelijks laten reizen, is er genoeg verspilling in reizen zonder nog meer toe te voegen aan de bottom line door inefficiënt onkostenbeheer. Als u geld uitgeeft aan software voor het beheer van reiskosten, kunt u uw bedrijfsreizen beheren en de kosten verlagen. Zakelijke reisrekeningen hebben zoveel categorieën om uit te kiezen, zoals onkostendeclaraties voor individuele werknemers, onkostendeclaraties voor het hele bedrijf, of als u individuele reiskosten van het bedrijf moet bijhouden voor factureringsdoeleinden. Onkostenrapporten helpen u bij het beheren en bewaken van de reis- en kilometerkosten van werknemers.

Wanneer u onkostenbeheersoftware voor kleine bedrijven gebruikt, wilt u er zeker van zijn dat u alle informatie binnen uw controle krijgt. Onkostenrapporten moeten alles bevatten vanaf de datum waarop het artikel is gekocht, tot wie het heeft besteld, wat het artikel is, de exacte waarde in dollars en de datum waarop het is verzonden. Dit maakt het voor u gemakkelijker om te bepalen waar eventuele overschrijdingskosten vandaan komen. Door deze items bij te houden, kunt u verspillende uitgaven snel elimineren of verminderen om ervoor te zorgen dat u het kapitaal van uw bedrijf alleen besteedt aan wat nodig is.

E-commercewinkels gebruiken vaak cloudgebaseerde software voor onkostenbeheer voor een betere organisatie. Cloudgebaseerd beheer elimineert veel van het gedoe dat gepaard gaat met het gebruik van papieren cheques. Met e-commerce heeft een bedrijf de mogelijkheid om zijn eigen bonnen af ​​te drukken wanneer ze autorisatie van de klant hebben gekregen. In plaats van naar uw plaatselijke kassier te gaan voor een cheque, vult de klant een elektronische bestelling in op uw website en stuurt deze via een betalingsgateway naar u. Wanneer de bestelling is verwerkt, drukt u de bon af, voegt u deze toe aan een factuur en stuurt u deze naar uw klant. U hoeft nooit meer een cheque uit te printen.

Kleine bedrijven kunnen ook enorm profiteren van software voor onkostenbeheer. Uw bedrijfsbeleid is toegankelijk via een beveiligde externe verbinding, zodat u snel eventuele foutieve, onvolledige of oude gegevens kunt identificeren. U kunt vervolgens actie ondernemen om ze te corrigeren, waardoor de onnodige tijd van uw medewerkers die zou zijn besteed aan het zoeken naar verloren gegevens, wordt verminderd. Onkostenpolissen kunnen ook op afstand worden gecontroleerd vanuit uw kantoor of thuis, als u ervoor kiest om een ​​op internet gebaseerde service te gebruiken.

Een ander type onkostenbeheersoftware wordt onkostenvergoedingsbeheer genoemd. Met beheer van onkostenvergoedingen kunt u precies bepalen hoeveel uw werknemers in aanmerking komen voor aanspraak op grond van uw bedrijfspolis en vervolgens bepalen hoeveel u uw werknemers moet vergoeden voor elke claim die zij indienen. Dit is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat u geen geld verspilt aan buitensporige claimbedragen of buitensporige claims van werknemers. Werknemers die gedetailleerde informatie over vergoedingen krijgen van uw onkostenvergoedingsbeleid, claimen vaak minder dan ze anders zouden hebben. Als u een nauwkeurige polis heeft, zult u ook merken dat minder werknemers verlof accepteren zonder eerst te weten hoeveel ze op grond van uw polis zullen ontvangen.

Soms hebben bedrijven een softwareoplossing voor onkostenbeheer nodig om hun reiskosten te beheren. Wanneer een werknemer voor zakelijke doeleinden buiten het bedrijf reist, kunnen er afzonderlijke onkostendeclaraties zijn voor de persoonlijke reizen en zakenreizen van de werknemer. Als een werknemer bijvoorbeeld zijn of haar eigen voertuig gebruikt voor zakenreizen, maar die kosten op het werk vergoedt, kan het lijken alsof de werknemer de reis persoonlijk vergoedt, terwijl zijn of haar bedrijf in feite voor die reis betaalt. Een oplossing voor onkostenbeheer kan u helpen dit soort reiskosten te beheren op een manier die ervoor zorgt dat uw bedrijf alleen betaalt voor wat het waard is. U kunt uw polis zo aanpassen dat alleen de werkelijke kosten worden betaald, eventuele ‘slijtage’-kosten worden geëlimineerd en een uitsplitsing per regel wordt gegeven, zodat u kunt bepalen welke claim van een werknemer in aanmerking komt en welke niet. Dit kan ervoor zorgen dat u het geld van uw bedrijf verstandig besteedt als het om reizen gaat.

Er zijn veel verschillende aspecten aan onkostenbeheer van gegevens in het algemeen. Kleine bedrijven moeten meer uitgaven bijhouden dan grotere bedrijven, en aangezien de meeste kleine bedrijven meestal familiebedrijven zijn, kan het moeilijk zijn om de tijd te besteden die nodig is om de personeelsdossiers effectief te beheren. Wanneer u een softwareoplossing voor onkostenbeheer gebruikt, kunt u het proces voor het bijhouden van gegevens stroomlijnen en de fouten elimineren die gepaard gaan met het handmatig bijhouden van gegevens. U kunt de software ook gebruiken om rapporten te genereren waarmee u de uitgaven van elke werknemer kunt volgen en al uw gegevens overzichtelijk kunt houden. Als u vragen heeft over hoe uw kleine bedrijf kan profiteren van het gebruik van software voor onkostenbeheer, neem dan vandaag nog contact op met een leverancier van oplossingen.

Bron: Anup Prasad