Reisbureaus zijn notoir druk en rommelig. Er verschijnen voortdurend brochures in de post en elke agent moet veel apparatuur beschikbaar hebben. Psychologen hebben onderzoeken uitgevoerd die aantonen dat de omgeving een grote invloed heeft op de individuele prestaties en daarmee op de productiviteit. Tijdens het bezoeken van reisbureaus gedurende vele jaren, heb ik enkele principes geïdentificeerd die het ontwerpen van een productief reisbureau eenvoudiger en eenvoudiger kunnen maken.

Ruimte toewijzen

Eerst en vooral is het belangrijk om voor elk personeelslid voldoende ruimte te voorzien. Over het algemeen lijkt een geschikte verhouding 100 – 150 vierkante voet per werknemer te zijn. Je hebt misschien een kantoor van 400 vierkante meter voor jezelf en een vergaderruimte die nog eens 200 vierkante meter in beslag neemt. Anders zou de verhouding moeten blijven.

Bij het overwegen van uw indeling, groepeert u specialiteiten samen – bijvoorbeeld commercieel, vakantie of groepsreizen. Fysieke ruimte moet worden aangewezen voor vakantieverkopen. Evenzo moet een aparte ruimte worden gecreëerd voor commerciële verkoop. De specifieke vereisten van deze twee gebieden zullen later worden besproken.

Houd er rekening mee dat vakantieagenten met het publiek te maken hebben en handig bij de openbare ingang moeten zijn. Handelsagenten doen geen zaken met het publiek en kunnen in een achterkamertje zitten. De productie van tickets en het fysieke proces van het afbreken van tickets moeten in de buurt van een uitgang worden geplaatst om het verkeer van bezorgers door het kantoor te verminderen. Het is raadzaam om uw hoofdcomputer in een aparte ruimte te plaatsen.

Ontwerp vakantieafdeling

Eerst moet u beslissen in welk bedrijf u zich bevindt. Als u point-to-point-tickets verkoopt, is de ideale configuratie een aanrechtblad dat het grote publiek kan benaderen, hun tickets in ontvangst nemen en vertrekken. Ze worden ontmoedigd om te blijven hangen, maar kunnen efficiënt worden bediend – zoals de luchtvaartmaatschappijen lang geleden hebben ontdekt.

Als u zich echter bezighoudt met het adviseren van vakantiegangers, dan is een ruimte die geschikter is voor discussie geschikt, zoals kleine vergadertafels met aan elke tafel een agent. Een boekenplank aan elke vergadertafel moet bronmateriaal bevatten. We raden af ​​om enige vorm van reserveringsautomatisering op deze tafels te plaatsen. De tafels moeten open, ruim en aantrekkelijk zijn. De agenten moeten gedisciplineerd zijn om de ruimte overzichtelijk en vrij van stapels papier te houden. Het reserveringssysteem voor de winkelagenten in dit type opstelling zou in een computerwerkplek achter in de zaal geplaatst moeten worden. Dezelfde discipline op het gebied van het ordelijk houden van het station geldt hier.

Vakantiebureaus over de hele wereld experimenteren met videoweergaven van bestemmingen. Zo’n faciliteit, als je er een kunt betalen, is buitengewoon aantrekkelijk en aantrekkelijk voor het grote publiek. Een kleine kamer met comfortabele stoelen en een videoscherm kan ook dienst doen als wachtkamer. Nogmaals, de sleutel is om de ruimte netjes, aantrekkelijk en zo ruim mogelijk te houden binnen de beperkingen van uw faciliteit.

Een van de grootste obstakels in een aantrekkelijk vakantiekantoor is de wildgroei aan brochures die in stapels op de vloer liggen, in dozen onder de bureaus en druipend van rekken aan de muur. Als u brochures in uw kantoor wilt bewaren, is het uiterst belangrijk om een ​​formele bibliotheek op te richten. Iemand moet de taak krijgen om deze gegevensbank te onderhouden. Tot op zekere hoogte kan er weinig worden gedaan om grote aantallen brochures aantrekkelijk te maken. Daarom raden we aan om brochures buiten het zicht van het grote publiek in archiefkasten te bewaren. Deze bestanden met brochures moeten worden bijgehouden, waarbij verouderde brochures regelmatig moeten worden verwijderd. Het is duidelijk dat om deze bestanden werkbaar te maken, er een ordelijk indexeringssysteem beschikbaar moet zijn, zodat agenten weten waar ze een brochure over een bepaalde bestemming kunnen vinden.

Een elektronisch prikbord in een vakantiekantoor voegt een zekere mate van licht, kleur en interesse toe aan de bezoekende klant. Een prikbord kan speciale tarieven, pakketten en bestemmingen weergeven.

Commercieel afdelingsontwerp

Commerciële reisbureaus fungeren in wezen als orderafnemers. Hun ruimtebehoefte is aanzienlijk minder dan die van een vakantieagent. Er is behoefte aan meer gecoördineerde activiteiten in een commercieel reserveringscentrum en daarom moet de supervisor centraal worden gevestigd, met duidelijk zicht op alle gebieden binnen het reserveringscentrum. In het ideale geval zou dit gebied, om de zichtbaarheid te verbeteren, 15 tot 20 centimeter van de vloer op een platform moeten worden geheven. We raden een glazen omhulling aan die rond het platform van de supervisor is gebouwd om privacy te bieden, zonder het zicht te verliezen.

Omdat de agenten vaak minder werkruimte hebben, heeft de commerciële ruimte geluiddempend nodig om het geluidsniveau onder een afleidingsdrempel te houden. We raden raceway-meubels aan voor handelsagenten die een 14-inch stoffen paneel rondom elk werkstation bieden.

Raceway is een soort meubel dat is ontwikkeld voor werkplekken met een hoge dichtheid, met een “race” of kanaal voor alle kabels en draden voor elk werkstation. Het werkt vooral goed voor computerwerkplekken. Het wordt meestal ook geleverd met “privacypanelen” met geluidsscherm rondom elk werkstation.

Elektronische prikborden zijn ook toepasbaar op de commerciële afdeling en dienen als voertuigen voor het communiceren van belangrijke last-minute berichten, zoals tariefwijzigingen of zelfs faillissementen van luchtvaartmaatschappijen of grote weersomstandigheden. Ze kunnen ook worden gebruikt om de productiviteit te stimuleren door bij te houden hoe dicht de agenten bij een bepaald verkoopdoel zijn.

Computer Kamer

Veel van de geautomatiseerde boekhoudsystemen die voor reisbureaus beschikbaar zijn, werken op minicomputers die een gecontroleerde omgeving vereisen. ADS en ABS vallen beide in deze categorie. Deze computers dienen in een kleine ruimte met een tegelvloer te worden geplaatst. Er mogen geen werkplekken in die kamer zijn. Er mogen geen apparatuur of benodigdheden in die kamer zijn opgeslagen. Idealiter zouden er geen printers in die kamer moeten staan. Ticketprinters produceren stof. Kantoorbenodigdheden verzamelen stof. Stof en statische elektriciteit zijn de vijanden van een minicomputer.

Elke keer dat iemand langs een computer loopt, ontstaat de kans op een statische ontlading. Statische ontlading kan een hoofdcrash veroorzaken, waardoor uw computer buiten werking wordt gesteld totdat een reparateur kan worden gestuurd. Hoofdcrashes zijn extreem kostbaar in termen van uitvaltijd en potentieel gevaarlijk in termen van gegevensverlies.

Onthoud dat uw doelen bij het plannen van uw faciliteit zijn:

• Zorg voor voldoende ruimte voor uw personeel,

• Voldoen aan de specifieke ruimtevereisten van elk specialiteitsgebied, en

• Creëer een overzichtelijke sfeer die bevorderlijk is voor een grotere efficiëntie en aantrekkelijkheid van agenten.

Een goed doordacht, goed ontworpen kantoor kan uw professionele uitstraling maximaliseren, uw uitgaven minimaliseren en de productiviteit stimuleren.

Bron: Tharwat Abouraya