Bedrijven moeten hun markt overal kunnen bereiken. Het is daarom noodzakelijk dat de managers van uw bedrijf reizen om zakelijke bijeenkomsten te houden en aan de eisen van klanten te voldoen. Sommige bedrijven hebben echter financiële problemen vanwege reiskosten.
Het is dus noodzakelijk dat als u wilt dat uw manager of functionarissen reizen, u een Budgetplanner voor zakenreizen gebruikt om te weten hoeveel mensen er moeten reizen en hoe u uw kosten kunt beheren. U moet ervoor zorgen dat personeelsreizen redelijk zijn voor de financiële toestand van uw bedrijf.
Grote bedrijven eisen van hun mensen dat ze reizen en tijdens die reizen due diligence gebruiken bij het uitgeven, maar dan moet je bovenop het balspel zitten. Bekijk de eerdere zakenreizen die uw managers hebben ondernomen en zorg ervoor dat ze redelijk besteden met behulp van een Business Trip Budget Template.
Excel heeft een sjabloon voor het budgetteren van zakenreizen waarnaar u kunt verwijzen. U kunt uw eigen budgetbewaking voor zakenreizen gebruiken, maar deze sjabloon uit Excel geeft u een idee van wat u moet weten en hoe u ervoor kunt zorgen dat uw functionarissen alleen uitgeven wat nodig is.
Details die nodig zijn voor de sjabloon voor het budget voor zakenreizen
o Kosten van vliegtickets
o Kosten hotelkamer per nacht
o Voedselkosten
o Autoverhuur
o Gas
o Amusement
o Geschenken
o Diversen
Bereken uw budget op basis van het aantal reizende personeelsleden. Als de agenda van de zakenreis door één kan worden verzorgd, stuur dan niet meer. Sommige organisaties geven er de voorkeur aan hun vertegenwoordigers in teams te sturen, maar als iemand het werk kan doen, dan hoeft er maar één te reizen.
Bovendien kunnen sommige items in het budgetsjabloon voor zakenreizen worden vermeden. Een voorbeeld is de autoverhuur. Als u kunt afzien van het huren van een auto die soms een arm en een been kan kosten, train dan uw officieren om een taxi of de pendeldienst van het hotel te gebruiken om naar hun bestemming te gaan.
Een andere optie voor reizende managers is om de vergadering te houden in het zakencentrum van het hotel waar hij verblijft. Zo kunt u uitgaven voor vervoer vermijden en de entertainmentkosten gebruiken om de vergaderlocatie te betalen
Entertainmentkosten zijn noodzakelijk, maar u kunt de kosten ook beheersen.
Voor de cadeaus geldt dat als je de persoon die je gaat ontmoeten al bezig bent, je misschien afziet van het geven van cadeaus.
Door de diverse uitgaven in de sjabloon te definiëren, kunt u ook de kosten van zakenreizen beheren.
Ten slotte is het zakenreisbudget het maximale bedrag dat uw functionaris voor een bepaalde zakenreis mag besteden. Hij mag nooit te veel uitgeven en dit moet je duidelijk maken aan de persoon die reist.
Bedrijven moeten geld verdienen en terwijl zakenreizen noodzakelijk zijn; ijverig besteden is altijd een prioriteit.